Những tính năng cần có của phần mềm quản lý nhà phố chuẩn

Phần mềm quản lý dữ liệu nhà phố không chỉ là nơi lưu trữ mà còn là nơi để các công ty hoặc nhóm bất động sản nhà phố khai thác các hoạt động bán hàng và quản lý nhân sự hiệu quả nhất. Do đó, cần những tính năng tiện dụng và yêu cầu cao về bảo mật.

Với sự phát triển và thay đổi không ngừng nghỉ của thị trường nhà phố, các công ty bắt đầu hướng tới sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu nhằm tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quá trình bán hàng. Tuy nhiên, không phải toàn bộ các phần mềm hiện nay đều tối ưu và tạo điều kiện tốt cho quá trình hoạt động của các công ty.

 

Một phần mềm nhà phố chuẩn cần có những tính năng cơ bản và những tính năng riêng được thiết kế để phù hợp với từng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

 

1. Tính năng giỏ hàng

 

Bắt nguồn từ việc quản lý dữ liệu theo cách truyền thống không hiệu quả, các phần mềm quản lý nhà phố được thiết kế để giải quyết việc lưu trữ và phân chia dữ liệu dễ dàng hơn, do đó, tính năng giỏ hàng luôn là yêu cầu đầu tiên của một phần mềm quản lý dữ liệu nhà phố chuẩn.

 

 

 

1.1. Dễ nhìn, dễ sử dụng

 

Giao diện xem rõ ràng và dễ sử dụng là yếu tố đánh giá đầu tiên của giỏ hàng. Các thông tin nhà phải được thể hiện dễ nhìn, dễ tìm kiếm và bố trí các trường một cách khoa học nhất, làm sao để người dùng chỉ cần ít thao tác nhất vẫn có thể thực hiện được đúng mục đích mình cần.

 

Tính năng reponsive (giao diện mobile và thiết bị di động) phải luôn được tính toán nhằm đáp ứng tỷ lệ kích thước khi người dùng sử dụng phần mềm trên các thiết bị khác nhau. Phần này quan trọng, vì phần lớn môi giới dùng điện thoại hơn là máy tính.

 

 

1.2. Công cụ lọc tìm kiếm chính xác

 

Công cụ tiềm kiếm (lọc sản phẩm) quyết định lớn đến sự thành công của một phần mềm nhà phố, bởi dữ liệu nhà chính là sản phẩm cũng như tài liệu quan trọng nhất đối với sale trong quá trình bán hàng. Để đáp ứng được, chức năng tìm kiếm không những chính xác mà còn đa dạng ở các tiêu chí lọc, cần thể hiện rõ các trường chính thường tìm kiếm và các trường mở rộng.

 

• Các thông số lọc cơ bản thường được tìm kiếm như: số điện thoại, số nhà, mức giá, diện tích, tên đường, quận, phường.
• Các trường mở rộng bổ sung như: trạng thái giao dịch (đang bán, đã cọc, đã bán...), hướng, đường trước nhà, số tầng...

 

Tất nhiên, kết quả chính xác vẫn luôn là yêu cầu bắt buộc, và để đáp ứng được điều này thì dữ liệu đầu vào cần phải chính xác.

 

1.3. Phân quyền rõ ràng theo chức năng, chức vụ

 

Phần mềm chia chức vụ và chức năng của từng nhân sự rõ ràng. Đồng thời, đi kèm với chức vụ là quyền xem và xử lý dữ liệu.

 

Ví dụ: Chủ tịch, giám đốc được quyền xem toàn bộ dữ liệu. Trường phòng, phó phòng, trưởng nhóm... chỉ được xem hàng trong khu vực họ quản lý. Đầu chủ được xem số chủ do họ quản lý. Đầu khách chỉ được xem địa chỉ, không được xem số điện thoại...

 

Phần mềm cũng ghi lại lịch sử người xem, xuất dữ liệu nhằm đảm bảo tính bảo mật và truy vết khi có sự cố.

 

1.4. Lịch sử dữ liệu rõ ràng

 

Lịch sử dữ liệu thể hiện các quá trình thay đổi chủ hoặc những thay đổi về giá, quy hoạch, kết cấu nhà... giúp sale có những nhận định chính xác về căn nhà.

 

Đồng thời, lịch sử về quá trình nhập lần đầu và những lần bổ sung thông tin, giúp công ty xác định được ai là người nhập thông tin chính xác để làm căn cứ xác minh nếu dữ liệu có phát sinh giao dịch.

 

2. Giỏ hàng cá nhân

 

Giỏ hàng của các công ty bất động sản nhà phố có thể lên đến vài trăm ngàn căn ở nhiều khu vực khác nhau. Số lượng này là quá nhiều so với 1 môi giới, do đó, phần mềm tạo ra một khu vực giỏ hàng cá nhân, dành riêng cho mỗi môi giới.

Mỗi cá nhân đều có quyền lựa chọn những căn nhà mục tiêu, nhà yêu thích vào một giỏ hàng riêng mà chỉ họ nhìn thấy. Các nhân sự có quyền tạo các thư mục và lưu trữ dữ liệu tương ứng với tiêu chí cá nhân mà không ảnh hưởng đến giỏ hàng chung.

 

Ví dụ: Chuyên viên có thể lọc nhà bán ở đường 3 Tháng 2, diện tích trên 60m2, giá 20 - 30 tỷ để tìm ra những căn phù hợp, sau đó lưu lại vào giỏ hàng riêng để đăng tin, giới thiệu khách. Giỏ hàng riêng này chỉ chuyên viên đó nhìn thấy và không ảnh hưởng tới giỏ hàng chung của công ty.

 

3. Bản đồ quy hoạch

 

 

Bản đồ quy hoạch là công cụ tư vấn bán hàng không thể thiếu của nhân viên kinh doanh bất động sản. Công cụ này giúp người dùng tra cứu thửa đất, các thông tin về quy hoạch và những dữ liệu liên kết vùng...

 

Tích hợp bản đồ vào phần mềm giúp nhân viên có thể đối chiếu dữ liệu ngay trong một phần mềm duy nhất, tạo sự tập trung khi không cần phải thao tác ở nhiều nơi.

 

4. Bảo mật

 

Dữ liệu nhà phố được xem là tài sản của mỗi công ty, không có dữ liệu thì không thể bán hàng, do đó, tính bảo mật là yếu tố phải luôn luôn được đảm bảo.

 

Ngoài các yếu tố kỹ thuật đảm bảo an toàn dữ liệu được quy định trong code và hệ thống lưu trữ, thì những tính năng và giới hạn quyền của phần mềm cũng góp phần tạo sự bảo mật cho dữ liệu.

 

4.1. Giới hạn đăng nhập

 

Việc giới hạn phiên đăng nhập giúp đảm bảo phần mềm chỉ được sử dụng bởi một người trong một phiên đăng nhập, không có khả năng 1 user cũng truy cập trên 2 thiết bị khác nhau. Tính năng này giúp hạn chế việc truy cập nhiều nơi và báo hiệu cho người dùng biết khi có những truy cập trái phép.

 

Ngoài ra, một số công ty còn giới hạn truy cập thông qua IP hoặc thông qua thiết bị, nhằm đảm bảo người dùng chỉ truy cập ở một số nơi hoặc thiết bị cố định, giúp quản lý sự thất thoát dữ liệu.

 

4.2. Lịch sử đăng nhập

 

Tùy vào mỗi nhà cung cấp, phần mềm có thể sử dụng những cách khác nhau để lưu trữ lịch sử đăng nhập của người dùng. Các thông tin cơ bản như User ID, thời gian đăng nhập, địa chỉ IP, thiết bị, vị trí địa lý... sẽ được lưu lại làm cơ sở truy vấn và phân tích.

 

Trong một số trường hợp cần truy cứu thông tin, phần mềm có thể hỗ trợ truy cứu các thông tin trên để hỗ trợ người dùng.

 

4.3. Tra cứu vị trí

 

Dựa trên cơ chế quản lý phiên đăng nhập cùng với khả năng chia sẻ vị trí của người dùng, phần mềm có thể xác định được vị trí người dùng khi họ tra cứu thông tin giỏ hàng tại một vị trí cụ thể.

 

5. Tốc độ cập nhật theo thời gian thực

 

Thị trường nhà phố biến động rất nhanh, một căn nhà có thể được nhập và bán trong vòng vài giờ, do đó cần độ chính xác cao. Giỏ hàng phải luôn đáp ứng tốc độ phản hồi theo thời gian thực.

 

• Lên nhà ngay lập tức: khi một căn nhà được nhập mới và xác nhận đủ chuẩn, nhà phải được cập nhật lên toàn bộ hệ thống để các chuyên viên nhìn thấy.
• Đồng bộ trạng thái tức thì: khi một căn nhà chuyển trạng thái (ngưng bán, đã cọc, giảm giá...) phần mềm cũng thông báo ngay lập tức để nhân sự có kế hoạch báo khách. Ví dụ: nhà đã nhận cọc, phần mềm sẽ báo ngay lập tức để chuyên viên ngưng dẫn khách hoặc dẫn sang căn khác.
• Báo động trùng căn: Hệ thống tự động nhận diện và ngăn chặn nhập nhà đã tồn tại trên hệ thống, để tránh trùng lặp và giải quyết vấn đề chia hoa hồng chính xác.

 

6. Quản lý nhân sự

 

 

Ngoài các cơ chế về quản lý user để phục vụ phân quyền và bảo mật, quản lý nhân sự cũng là một chức năng quan trọng giúp công ty lưu trữ hồ sơ nhân sự, phân chia nhân sự theo phòng ban hoặc giải quyết các vấn đề về nghỉ việc, nghỉ tạm thời... Chức năng này không những giúp công ty lưu trữ, đánh giá các hoạt động công việc của nhân viên mà còn giúp tiết kiệm chi phí khi chỉ cần sử dụng 1 phần mềm duy nhất cho tất cả các công việc.

 

Ngoài những tính năng cơ bản cần có, tùy đặc thù của từng công ty mà có thể yêu cầu những tính năng chuyên sâu hơn nhằm phục vụ cho mục đích công việc, như tính KPI, chấm công theo thời gian thực, quét thông tin nhà theo thị trường... Nếu bạn cần một phần mềm quản lý nhà phố đầy đủ và phù hợp với mục đích hoạt động riêng cho doanh nghiệp hoặc nhóm của mình, hãy thử phần mềm Rocker.

 

Với phần mềm Rocker, chúng tôi luôn theo sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để đưa ra những tính năng phù hợp và tinh gọn nhất cho doanh nghiệp kinh doanh nhà phố. Không chỉ đóng gói những tính năng hữu ích có sẵn, Rocker còn luôn mở rộng và phát triển những tính năng riêng phù hợp với đặc thù kinh doanh của từng công ty, giúp công ty hoạt động kinh doanh và quản lý các nguồn tài nguyên hiệu quả nhất.

 

Rocker - Phần mềm nhà phố