Phần mềm nhà phố là gì? Lợi ích khi sử dụng?

Phần mềm nhà phố là một công cụ công nghệ được thiết kế để lưu trữ, vận hành và tối ưu hóa các hoạt động liên quan đến kinh doanh bất động sản nhà phố

Quản lý và tối ưu hóa dữ liệu một cách khoa học là chìa khóa giúp các công ty bất động sản nhà phố tổ chức kinh doanh hiệu quả nhất. Tuy nhiên, những khó khăn mắc phải trong quá trình thu thập và phân chia nguồn dữ liệu khiến cho nhiều đơn vị không thể hiện được tiềm năng bán hàng lớn của mình. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp với hàng trăm nhân viên, phân bổ ở nhiều chi nhánh khác nhau.

 

1. Khó khăn trong việc quản lý dữ liệu theo cách truyền thống

 

Thông thường, công ty bất động sản nhà phố hoặc các nhóm nhà phố hoạt động chung thường quản lý dữ liệu thông qua tệp khách hàng chung. Các thông tin về nguồn hàng, địa chỉ, giá, thông tin chủ... sẽ được những người có kỹ năng thống kê bằng các hàm Excel để giúp mọi người tìm kiếm thông tin dựa trên nhu cầu của người mua. Đây là cách quản lý truyền thống của các công ty hoặc nhóm bất động sản nhà phố áp dụng trước đây, tuy nhiên cách này khiến cho dữ liệu bị phân mảnh và không đáp ứng được 2 yếu tố bắt buộc đó là: chính xác và kịp thời.

 

1.1. Nguồn hàng không chính xác và không tức thời

 

Mặc dù, Excel cũng có những quy tắc về cách nhập dữ liệu nhưng nó không đủ mạnh để khiến cho các nhân viên nhập liệu theo một logic đặt ra sẵn. Việc này làm cho dữ liệu bị rác (trùng lặp hoặc sai thông tin), khiến cho quá trình tìm kiếm và xác minh nguồn chính xác rất khó khăn.

 

Trong khi đặc trưng của bất động sản nhà phố là sự khác nhau riêng biệt của mỗi sản phẩm, do đó tính nhanh chóng và chính xác là yếu tố tiên quyết khi bán hàng. Nhưng những trở ngại trên khiến cho việc bán hàng bị chậm trể gây ra mất lợi thế cạnh tranh so với các sale khác.

 

1.2. Khó phân quyền dữ liệu

 

Với những tệp dữ liệu lớn lên đến vài chục hoặc vài trăm ngàn nguồn hàng, các công ty nhà phố sẽ rất khó quản lý và phân quyền dữ liệu để nhân viên sử dụng một cách hiệu quả nhất. Đặc biệt, đối với các công ty có số lượng nhân sự lớn được phân bổ ở nhiều chi nhánh. Việc chia file thành các file nhỏ và phân quyền cho từng nhóm nhân viên là cách làm phổ biến, tuy nhiên vẫn xảy ra trường hợp trùng tệp dữ liệu và người quản lý phải mất rất nhiều thời gian để chia quyền và quản lý.

 

1.3. Không bảo mật

 

Việc lưu và quản lý file trên Excel khôngmang lại tính bảo mật cũng như sự công bằng cho các nhân viên. Việc sao chép và tải dữ liệu trên Excel rất dễ dàng khiến cho dữ liệu có thể bị đánh cắp bất kỳ lúc nào. Ngoài ra, dữ liệu cũng có thể bị xóa nhầm, chỉnh sửa nhầm, hoặc bị xóa có chủ đích, lúc này công ty sẽ rất khó tìm kiếm được nguyên nhân cũng như ai đã làm.

 

1.4. Khó xem lịch sử nguồn hàng

 

Lịch sử nguồn hàng, giúp cho sale đánh giá được tính xác thực và những biến động về giá hoặc đổi chủ của căn nhà. Những thông tin này cực kỳ hữu ích trong quá trình tư vấn và chốt khách.

 

Với Excel lịch sử dữ liệu (mới cập nhật, đã bán, đã cho thuê...) cũng không được xác minh rõ ràng và kịp thời, gây khó khăn cho sale trong việc xác minh độ chính xác để có những phản ứng tức thời với nhu cầu của người mua nhà.

 

1.5. Khó quản lý hình ảnh

 

Dữ liệu nhà phố bao gồm các thông tin về địa chỉ, số điện thoại, thông tin cơ bản về căn nhà, hình ảnh (hình sổ hồng và hình nhà). Trong đó, phần hình ảnh được xem là rất quan trọng trong quá trình tư vấn khách hàng. Với Excel việc lưu hình ảnh tương ứng với thông tin nhà rất khó khăn, khiến cho dữ liệu bị phân tán nhiều nơi, nhân viên phải cần nhiều bước để có thể lấy thông tin nếu muốn tư vấn khách hàng.

 

Để giải quyết những khó khăn này, phần mềm bất động sản nhà phố được tạo ra để giúp các công ty và các nhóm bất động sản nhà phố vận hành tập trung và dễ dàng hơn, tạo sự công bằng và mình bạch trong dữ liệu, đồng thời tạo sự tiện lợi cho nhân viên lưu trữ và bán hàng hiệu quả.

 

2. Phần mềm nhà phố là gì?

 

 

Phần mềm nhà phố là một công cụ công nghệ được thiết kế để lưu trữ, vận hành và tối ưu hóa các hoạt động liên quan đến kinh doanh bất động sản nhà phố. Những tính năng chính của phần mềm nhà phố bao gồm:

 

- Lưu trữ dữ liệu: lưu trữ các thông tin về bất động sản, bao gồm: địa chỉ nhà, số điện thoại chủ nhà, diện tích, giá, hình ảnh... Cho phép người dùng thêm mới, xem thông tin dựa trên dữ liệu đã có, một số quyền lưu trữ cá nhân...

 

- Tạo tương tác và lịch sử bán hàng: nhân sự có quyền cập nhật thông tin nhà, tình trạng, hoặc lưu trữ riêng.

 

- Phân quyền dữ liệu: phân chia, giới hạn quyền hạn của các nhân sự theo từng chức vụ.

 

- Quản lý giao dịch: cập nhật và quản lý các giao dịch mua bán.

 

- Thống kê và báo cáo: thống kê dữ liệu theo từng nhóm, từng tiệu chí, báo cáo các hoạt động của toàn bộ các user.

 

3. Những lợi ích khi sử dụng phần mềm nhà phố

 

Phần mềm nhà phố được thiết kế dựa trên hoạt động kinh doanh của các công ty bất động sản nhà phố, do đó nó được tối ưu và mang lại nhiều lợi ích đáng kể.

 

3.1. Tiết kiệm thời gian

 

Nhờ dữ liệu có cấu trúc và hệ thống phân quyền dữ liệu rõ ràng mà việc quản lý hoặc sử dụng dữ liệu trở nên dễ dàng hơn. Các thao tác tìm kiếm cho kết quả chính xác hơn, đồng thời giao diện xem dữ liệu cũng được tối ưu, giúp sale tìm kiếm thông tin nhanh chóng hơn.

 

3.2. Tăng sự chính xác

 

Phần mềm nhà phố bắt buộc nhân sự phải nhập dữ liệu đúng cấu trúc, nếu nhập sai hệ thống sẽ thông báo và không thực hiện bước tiếp theo. Mặc dù có những tranh cãi rằng việc nhập dữ liệu như vậy khiến thao tấc lâu hơn trên Excel (chỉ cần coppy - paste), tuy nhiên việc này là bắt buộc để đảm bảo tính chính xác, không trùng với dữ liệu cũ. Hơn nữa, việc này giúp cho thao tác tìm kiếm cũng chính xác và nhanh chóng hơn.

 

3.3. Quản lý tập trung

 

Thay vì lưu trữ ở nhiều nơi và vận hành phân chia dữ liệu ở những nền tảng khác nữa, với phần mềm bất động sản, các công ty chỉ cần quản lý tập trung 1 nơi. Tất cả nhân sự thao tác chung trên một phần mềm và những thông tin liên quan đến dữ liệu hoặc hoạt động của user đều được ghi nhận, giúp cho người quản lý có thể dễ dàng điều hành cũng như truy cứu các vấn đề liên quan.

 

3.4. Giao diện dễ sử dụng

 

Được thiết kế cho việc tối ưu hóa tìm kiếm dữ liệu, do đó người dùng có thể sử dụng dễ dàng mà không cần phải hướng dẫn. Ngoài ra, các biến động về giá, thông tin nhà, số chủ hoặc trạng thái giao dịch cũng được thể hiện rõ ràng, giúp cho sale phân tích được các số liệu quan trọng trong quá trình bán hàng.

 

3.5. Minh bạch về dữ liệu

 

Nhờ khả năng bắt lỗi nhập liệu chính xác, phần mềm bất động sản luôn đảm bảo tính độc quyền dữ liệu cho các nhân sự (dữ liệu nào nhập trước sẽ được ghi nhận). Ngoài ra, nhờ chức năng quản lý user, các hoạt động đáng ngờ đều có thể bị tra cứu, giúp bảo toàn dữ liệu và tính minh bạch của công ty.

 

3.6. Tích hợp các công nghệ hiện đại

 

Một số phần mềm nhà phố được nâng cấp với các tính năng hiện đại hỗ trợ sale trong quá trình xác minh sự chính xác của dữ liệu, hoặc các công cụ hỗ trợ marketing bán hàng hiệu quả.

 

Tính năng quan trọng nữa đó là bản đồ tra cứu quy hoạch. Đây là công cụ bán hàng mà rất nhiều sale nhà phố quan tâm, giúp sale tra cứu thông tin thửa đất để có thể tư vấn chính xác.

 

Ngoài ra, chức năng quản lý nhân sự như: quản lý hồ sơ, chấm công, phiếu công tác... giúp cho công ty quản lý nhân sự tập trung và hiệu quả hơn, đồng thời giúp giảm thiểu chi phí cho việc quản lý nhân sự thông qua các phần mềm khác.

 

Việc chuyển đổi từ cách quản lý dữ liệu truyền thống sang phần mềm quản lý hiện đại là nhu cầu bắt buộc của các công ty bất động sản nhà phố hiện nay. Đây không những là công cụ quản lý dữ liệu, tạo điều kiện để bán hàng tốt hơn mà còn là thoải nam châm để thu hút lực lượng sale hùng hậu - những người luôn quan tâm tới chất lượng dữ liệu và tính công bằng trong việc lưu trữ.

 

Rocker - Phần mềm nhà phố