Phần mềm quản lý bất động sản dành cho chủ đầu tư

Phần mềm quản lý bất động sản sẽ là phương án tối ưu giúp các doanh nghiệp chủ đầu tư và các nhân viên môi giới có thể kết nối tốt hơn đến với khách hàng mục tiêu.

Bất động sản dự án là một lĩnh vực môi giới mà các nhân viên kinh doanh hoạt động dựa trên một giỏ hàng và các quy tắc bán hàng chung. Do đó, cần có một phần mềm bất động sản chuyên dụng dành cho chủ đầu tư nhằm quản lý giỏ hàng và các hoạt động liên quan đến booking, hợp đồng, hoa hồng... trong quá trình dự án được mở bán. 

 

1. Phần mềm bất động sản dành cho chủ đầu tư là gì?

 

Phần mềm quản lý bất động sản dành cho chủ đầu tư là công cụ hỗ trợ quản lý toàn bộ quá trình vận hành và kinh doanh của chủ đầu tư, bao gồm: quy trình đầu tư, phát triển, kinh doanh và vận hành dự án bất động sản. Nó giúp chủ đầu tư kiểm soát tiến độ, dòng tiền, giỏ hàng, hợp đồng, khách hàng và các đơn vị liên kết bán hàng.

 

 

2. Lợi ích của phần mềm

 

Khối lượng công việc đối với các chủ đầu tư bất động sản là rất lớn để có thể vận hành dự án, đòi hỏi sự kết hợp quản lý tài chính, pháp lý, nhân sự, truyền thông, bán hàng... Do đó, đội ngũ nhân sự đảm trách từng bộ phận cũng rất đông đảo. Theo như cách quản lý truyền thống thì chủ đầu tư phải sử dụng rất nhiều nhân sự và thời gian để có thể quản lý được nhiều tài sản và hạng mục công việc. Đôi khi còn có thể bị thất thoát do phải lưu trữ quá nhiều giấy tờ, hợp đồng...

 

Phần mềm quản lý được số hóa, giúp giải quyết nhiều đầu việc cho chủ đầu tư một cách chuyên nghiệp với nguồn lực nhân sự và thời gian tiết kiệm nhất. Đặc biệt đối với các chủ đầu tư quản lý cùng lúc nhiều dự án thì phần mềm càng phát huy tác dụng lớn hơn. Các hạng mục công việc cụ thể mà phần mềm có thể tham gia:

• Quản lý giấy tờ liên quan đến pháp lý.
• Quản lý tiến độ dự án, chi phí và các vật tư liên quan.
• Quản lý giỏ hàng, sự kiện bán hàng.
• Liên kết các sàn phân phối trên cùng một hệ thống.
• Lưu trữ thông tin khách hàng, hỗ trợ tương tác chăm sóc khách.
• Lưu trữ hợp đồng giao dịch, thông báo các giai đoạn thanh toán.
• Và nhiều nghiệp vụ khác theo yêu cầu của chủ đầu tư.

 

3. Cấu trúc phần mềm cơ bản cho chủ đầu tư bất động sản

 

3.1. Quản lý giỏ hàng

 

 

Module quản lý giỏ hàng là phần cực kỳ quan trọng, giúp chủ đầu tư vận hành quá trình bán hàng nhanh chóng và minh bạch. Các nhân sự trực tiếp vận hành giỏ hàng như Admin dự án thường sử dụng Excel để hiển thị và thể hiện các trạng thái khác nhau của giỏ hàng. Điều này phụ thuộc vào nhân sự phải thao tác thủ công, gây ra sự chậm chạp, có khả năng trùng căn hoặc sai trạng thái... trong quá trình bán hàng. Một số trường hợp còn có thể bị lộ thông tin giỏ hàng do cấu trúc file tĩnh, không có phân quyền rõ ràng.

 

Phần mềm quản lý giỏ hàng dựa trên phân quyền và cơ chế cập nhật real time, các thao tác book căn được thông báo tự động thông qua hệ thống, giúp admin và nhân viên kinh doanh làm việc chính xác, nhanh chóng hơn so với Excel. Giao diện giỏ hàng hiển thị theo dạng dashboard trực quan dễ nhìn, chức năng lọc trạng thái, kiểm soát đăng nhập, thời gian booking... giúp quá trình bán hàng minh bạch hơn.

 

Các thông tin chính của module quản lý giỏ hàng bao gồm: block, số tầng, mã căn, trạng thái (trống, giữ chỗ, cọc, đã bán), giá bán, diện tích...

 

3.2. Quản lý khách hàng (CRM)

 

 

Phần mềm quản lý khách hàng (CRM) là một phần quan trọng của doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp bất động sản nói riêng. Trong phần mềm tổng của chủ đầu tư, phần CRM cần phải được tích hợp vào nhằm đánh giá hiệu quả của quá trình marketing và bán hàng, đồng thời giúp các bộ phận như kế toán, kinh doanh nắm được thông tin các hợp đồng với khách hàng.

 

Cấu trúc CRM ngành bất động sản sẽ gồm 2 nhóm chính: quản lý khách hàng tiềm năng và quản lý hồ sơ khách hàng đã mua (phần này thường liên kết với module quản lý hồ sơ, hợp đồng).

 

Các tính năng chính của CRM bao gồm: thông tin cá nhân (họ tên, số điện thoại, điện chỉ, nhu cầu...), trạng thái quan tâm của khách hàng với dự án (quan tâm, không quan tâm, đã tư vấn, đã xem dự án, chưa nghe máy...), chỉ định nhân viên tư vấn, nhắc lịch chăm sóc đối với nhân viên, nhắc lịch thanh toán...

 

3.3. Quản lý hồ sơ, hợp đồng

 

Lưu trữ hồ sơ, chữ ký số, hợp đồng với khách hàng và các sàn liên kết. Phần này cực quan trọng, đòi hỏi logic chính xác với các nghiệp vụ kế toán nhằm tránh sai sót về giá và các giai đoạn thanh toán đối với khách hàng, cũng như tính hoa hồng đối với nhân viên kinh doanh và sàn đối tác.

 

3.4. Quản lý nhân sự

 

Module quản lý nhân sự thường ít sử dụng nhưng nó là module chính, đóng vai trò quyết định trong việc phân quyền hệ thống (quyền sử dụng) của toàn bộ người dùng. Phần này cũng được liên kết với dữ liệu chấm công, quản lý hồ sơ nhân viên online, lưu trữ lịch sử tương tác...

 

Ngoài ra, tùy nhu cầu sử dụng phần mềm bất động sản còn có nhiều chức năng đa dạng khác như: báo cáo bán hàng, báo cáo hiệu suất, KPIs nhân viên, top sale, thông báo nội bộ... Một số doanh nghiệp có số lượng nhân sự đông, có thể cân nhắc tạo app nhằm tối ưu tốc độ và tạo sự chuyên nghiệp cao hơn trong bán hàng.

 

4. Gợi ý chiến lược

 

Chi phí để tạo một phần mềm quản lý dành cho chủ đầu tư bất động sản là rất lớn, khoản vài trăm triệu cho tới vài tỷ (tùy theo tính năng), do đó để tối ưu chi phí, doanh nghiệp cần có chiến lược và hướng đầu tư hợp lý. Thông thường, hình thức xây dựng từng bước sẽ là phương án tối ưu nhất. Tức là thay vì làm một lúc toàn bộ các module chức năng, các doanh nghiệp sẽ chọn làm các chức năng cần thiết trước, sau đó sẽ mở rộng thêm tính năng ở các giai đoạn sau. Cụ thể như sau:

 

- Giai đoạn 1: ưu tiên các chức năng chính, sử dụng được cho nghiệp vụ bất động sản nhằm vận hành quá trình quản lý dự án và bán hàng. Chức năng quan trọng nhất chính là giỏ hàng và CRM sẽ là 2 phần cần được ưu tiên làm trong giai đoạn đầu. Hệ thống sẽ được vận hành trên web app, bao gồm giao diện desktop và responsive trên các thiết bị di động.

 

- Giai đoạn 2: mở rộng thêm các tính năng phục vụ quá trình vận hành doanh nghiệp như quản lý hợp đồng, hồ sơ khách hàng, hồ sơ nhân viên, chấm công, tin nội bộ...

 

- Giai đoạn 3: (cân nhắc) đối với các doanh nghiệp có lượng nhân sự lớn hoặc mở rộng thêm các tính năng ở hướng khách hàng, ví dụ: kiểm tra trạng thái hợp đồng, xem lịch sử và các giai đoạn thanh toán, thanh toán online... có thể cân nhắc phát triển app mobile nhằm tối ưu hóa hiệu suất cũng như tạo hình ảnh chuyên nghiệp. Ngoài ra, app cũng giúp doanh nghiệp PR thương hiệu một cách thuyết phục hơn đối với khách hàng. Tuy nhiên chi phí để làm app bất động sản khá cao, có thể lên tới số tiền hàng tỷ, do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc chi phí.

 

Sự phát triển ngày càng nhanh của công nghệ khiến cho các hoạt động môi giới bất động sản ngày càng chuyên nghiệp hơn. Phần mềm quản lý bất động sản sẽ là phương án tối ưu giúp các doanh nghiệp chủ đầu tư và các nhân viên môi giới có thể kết nối tốt hơn đến với khách hàng mục tiêu. Đồng thời, nâng cao hiệu quả và sự uy tín của chủ đầu tư trong mắt các sàn liên kết cũng như đối với niềm tin của khách hàng.

 

Rocker - Phần mềm nhà phố